Para as reuniões trimestrais do conselho deste banco regional, uma equipe criou fichários individuais com documentos impressos para cada um dos integrantes. Além disso, até 15 outros conselhos talvez precisassem desse suporte.

Se um documento fosse modificado antes da reunião, algo que acontecia com frequência, todos os fichários precisavam ser manualmente atualizados, o que exigia imprimir o novo material, retirar os documentos antigos, substituí-los pelos novos e, por fim, reorganizar os fichários.

O banco tornou inteiramente digital o processo de preparação da reunião da diretoria. Agora o conteúdo é criado no DocumentosGoogle e armazenado em uma pasta compartilhada no Drive. Quando os documentos são alterados antes do evento, as equipes os editam diretamente, e eles são a única fonte de informações. Antes da reunião, o conteúdo é finalizado e compartilhado com os membros da diretoria no Drive.

Os membros da diretoria podem analisar os arquivos atualizados em laptops ou dispositivos móveis, em vez de conferir uma cópia física que alguém precisou criar e atualizar meticulosamente.