MG Auditoria, Consultoria e Contabilidade

MG Auditoria, Consultoria e Contabilidade

SEGMENTO

FINANÇAS

FUNÇÃO

CONTABILIDADE

TAMANHO

01 A 200 – PEQUENA EMPRESA

A empresa

A MG Auditoria, Consultoria e Contabilidade, é uma empresa nacional, fruto da visão de 2 sócios fundadores, egressos de grandes empresas de auditoria (Deloitte e BDO Trevisan), que em 2006 perceberam o potencial que juntos teriam. Aliaram-se para montar uma empresa com uma proposta diferenciada comparada as empresas tradicionais existentes no mercado.

Seriedade, confiabilidade e competência são fatores predominantes nos serviços prestados pela MG, promovendo caminhos seguros e eficientes para os negócios de seus clientes.

mg

Desafios

A MG Auditoria, assim como qualquer empresa que preza pela eficiência, tecnologia, inovação e satisfação dos seus clientes, precisava de uma plataforma segura, de alta disponibilidade e que permitisse a colaboração entre os funcionários e os vários departamentos. Além disso, por se tratar de uma empresa voltada para auditoria, consultoria e contabilidade, há uma intensa troca de documentação entre a MG e seus clientes e parceiros, como a maioria destas informações são extremamente sensíveis e sigilosas, a MG precisava melhorar ainda mais a segurança de seus documentos e arquivos.

Várias ferramentas eram utilizadas separadamente para tentar suprir as necessidades da empresa, de forma que sua utilização e manutenção demandava um trabalho extremamente árduo, assim como perda de tempo por parte dos colaboradores e da equipe de TI. Esses problemas acarretavam uma porcentagem de aderência muito baixa por parte de todos os colaboradores para a prática dessas soluções.

Solução

A partir da parceria com a Safetec Informática, observou-se que o G Suite atendia à todas as demandas de tecnologia, inovação, segurança, mobilidade, escalabilidade e suporte à colaboração.

Inicialmente foram tratados aspectos mais básicos, como a consolidação de todas ferramentas de mensageria (emails, calendário e videoconferência) para otimizar a comunicação entre equipes e parceiros. Em seguida foi realizado um trabalho de consultoria de aproximadamente 60 dias, em parceria com a Safetec, com o objetivo de identificar como as ferramentas do Google poderia melhorar e tornar mais seguros e ágeis os processos da MG.

Resultados

Vários foram os resultados obtidos através da parceria MG, Safetec e Google. Houve uma melhoria significativa nos processos de comunicação da empresa​, pois problemas indisponibilidade e segurança simplesmente desapareceram.

Os ganhos mais significativos não estão nestes citados acima. Ao serem analisados de forma mais aprofundada os processos da MG, percebeu-­se inicialmente um gargalo no processo de coleta de dados para abertura de uma nova empresa​. De forma trabalhosa e sujeita a erros de digitação, os dados eram repassados pelo cliente através de email, onde todas as informações eram digitadas em uma planilha. Além disso, na grande maioria das vezes, os clientes deixavam de passar informações importantes e/ou passavam em formato incorreto, o que gerava retrabalho para a equipe. Com os formulários do G Suite, todo o processo de captura das informações referentes à abertura de uma nova empresa, está agora à disposição para preenchimento do próprio cliente, em qualquer dispositivo, em qualquer horário e em qualquer lugar. Ainda mais, todos os dados são obrigatoriamente informados e validados antes de serem submetidos à MG e salvos automaticamente na planilha de base de novas empresas​.

Diversos departamentos da empresa, por exemplo, o Departamento de Contratos, que lida diariamente com controle de prazos extremamente críticos, foi diretamente beneficiado. Em específico, para este departamento foi desenvolvido uma planilha de controle dos prazos dos mais diversos órgãos para a abertura de uma nova empresa (Prefeitura, Dircon, Bombeiros, Vigilância Sanitária, Receita Federal do Brasil, etc.). Tudo compartilhado com todos os envolvidos para que possam visualizar em tempo real qualquer alteração na planilha​. Além disso, foi criado um processo de alerta automático para todos os prazos que estão próximos a vencer e um alerta para os prazos perdidos​.

“Realmente controlar um grande número de abertura de novas empresas era extremamente complicado, pois tratamos com ao menos dez órgãos reguladores. Com a automação e visibilidade que temos da informação, é extremamente raro perdermos um prazo por descuido nosso. Isso realmente trouxe ganhos de desempenho e credibilidade para a nossa empresa, aumentando consideravelmente a satisfação de nossos clientes.”, afirma Eduardo Mendes, diretor da MG Auditoria.

Dentro do rol de atividades de qualquer empresa de contabilidade, o envio de emails de solicitação de documentação ­ de folha de pagamento, de informações contábeis e informações fiscais ­ demandam um tempo considerável de seus colaboradores. Com a MG não era diferente, mensalmente eram necessárias a elaboração e o envio de mais de 800 mensagens​, cada uma com conteúdo e destinatário diferentes, manualmente. Através de uma planilha com o cadastro de todos os clientes, juntamente com uma solução customizada utilizando Google Scripts, este trabalho foi reduzido a um clique de mouse. Mais ainda, sem haver chance de erros​!

Dentre outros ganhos, um que chama bastante atenção foi o monitoramento  do custo de atendimento dos seus clientes​. Sem as ferramentas adequadas, não era possível medir a rentabilidade de cada contrato da MG. Ao ser implantado uma solução de formulários​, todos os atendentes registram as ocorrências (a grande maioria de retrabalho) dos clientes para os setores Fiscal, Departamento Pessoal e Contabilidade. Com isso, todo contrato é monitorado com detalhes e permite uma avaliação de quais clientes possuem as melhores e piores rentabilidades​.

“Hoje podemos utilizar as informações de manutenção de chamados para montarmos um painel de gestão e entendermos quais os clientes estão consumindo mais os nossos recursos, o porquê e de que área. Além de possibilitarmos uma tomada de decisão com base em informações reais, podemos tomar ações pró ativas com os nossos clientes, permitindo à MG trazer ainda mais valor com a otimização das solicitações”, afirma David Dantas, Analista de Processos da MG.

Finalmente, um dos outros ganhos de destaque foi a fantástica otimização para o envio da Carta de Responsabilidade ­ que é uma obrigatoriedade para empresas de contabilidade ­ para todos os seus clientes. Anteriormente, era necessário criar aproximadamente duzentas cartas na mão e enviá­-las uma a uma por email para cada um dos seus clientes. Com a automação que o G Suite pôde proporcionar, basta um clique para enviar a carta já preenchida, em PDF, para cada cliente​.

“Realmente controlar um grande número de abertura de novas empresas era extremamente complicado, pois tratamos com ao menos dez órgãos reguladores. Com a automação e visibilidade que temos da informação, é extremamente raro perdermos um prazo por descuido nosso. Isso realmente trouxe ganhos de desempenho e credibilidade para a nossa empresa, aumentando consideravelmente a satisfação de nossos clientes.”

Eduardo Mendes, Diretor da MG Auditoria

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