IOR

SEGMENTO

SAÚDE

FUNÇÃO

ADMINISTRATIVO

TAMANHO

01 A 200 – PEQUENA EMPRESA

A empresa

Em 15 de abril de 1968, a equipe formada pelos doutores Durval Valença, Afonso Medeiros e Roberto Galvão, depois integrada pela Dr. Alzira Lins, fundaram um consultório apenas para atendimentos oftalmológicos. Uma revolução naquela época, que mal sabiam eles, tornaria-se uma das maiores e mais renomadas clínicas de oftalmologia do Estado.

Quatro décadas depois, com duas sedes, um corpo clínico de 35 médicos e mais de uma centena de colaboradores, que fazem mais de 12 mil atendimentos mensais, os problemas de comunicação interna começaram a ganhar destaque no Instituto de Olhos do Recife, se fazendo necessário uma mudança.

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Desafios

A comunicação no IOR era feita apenas pelos e-mails, restritos ao acesso pelo computador, através do software outlook, o que não permitia mobilidade. Passar informações para toda a equipe, discutir temas para as próximas reuniões e até preencher relatórios de honorários, tudo isso era feito no papel ou por e-mails, que muitas vezes não eram recebidos. Além disso, havia uma grande dificuldade na hora de procurar e organizar esses e-mails, desprendendo tempo e esforço que poderiam estar sendo empregados em outras atividades.

Solução

G Suite

Foi assim que o IOR buscou as soluções de comunicação oferecidas pela SAFETEC, que alinhou as necessidades da empresa com as ferramentas do G Suite (antigo Google Apps for Work). Atualmente, o serviço de e-mail do IOR tem maior credibilidade, sendo acessado por todo o corpo administrativo e médico.

As informações estão acessíveis de qualquer dispositivo conectado à internet. O próprio diretor Durval Filho criou uma intranet para a empresa através do Google Sites, centralizando todas as informações em um só lugar. Graças a essas mudanças, o processo de comunicação se tornou mais simples e eficaz.

Resultados

Antes do G Suite, o processo de distribuição de honorários para os seus mais de 35 médicos era extremamente complexo. Para se ter uma ideia, são realizados aproximadamente 12.000 atendimentos mensais. Ao final de cada mês, era necessário imprimir o extrato de honorários individual dos médicos e entregá-­lo pessoalmente a cada um deles, consumindo várias horas de trabalho e milhares de folhas de papel. Para piorar a situação, era necessário recomeçar tudo do zero quando um deles perdia seu extrato, o que exigia ainda mais tempo e recursos.

“Sem a utilização do Google Drive, nosso processo de distribuição de honorários era um verdadeiro caos. O corpo clínico se queixava de não ter acesso à informação, pois tudo era impresso em papel, e nosso colaborador responsável tinha uma grande dificuldade em localizá-­los individualmente para a entrega dos documentos. Com a implantação do novo processo, tudo foi centralizado na nuvem, onde cada médico possui sua pasta individual compartilhada com a área administrativa. Ao final de cada mês, os arquivos são disponibilizados para os médicos, que podem consultar seus honorários de qualquer lugar e a qualquer momento. A parceria que firmamos com a Safetec trouxe ganhos reais para a nossa empresa, através da redução de custos de impressão e tempo.”, afirma o diretor Durval Filho.

“Utilizando o Google Drive, criamos uma pasta compartilhada para cada médico. Ao final do mês, geramos o seu extrato em um arquivo PDF e o disponibilizamos em sua pasta pessoal. Pronto! Com praticamente nenhum esforço, a informação está disponível para os médicos a qualquer hora, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo, além de tornar o processo muito mais rápido e barato. Com o G Suite e a parceria com a Safetec, conseguimos agregar mais valor para o negócio, não só pela tecnologia em si, mas por melhorarmos os nossos processos. De quebra, a empresa também beneficia o meio ambiente, pois como os dados estão preservados na nuvem, não precisamos mais desperdiçar tantas folhas de papel”, afirma uma das antigas responsáveis pelo setor.

“Antes da mudança, era necessário me deslocar fisicamente até a clínica para receber meu extrato de honorários, sem contar em ter que manter toda aquela quantidade de papéis para consulta. Com a implantação do Google Drive, foi criada para cada um de nós uma pasta pessoal que é compartilhada com a área administrativa, que ao final do mês, a atualiza com o novo extrato. Desta forma, posso receber meus extratos de qualquer lugar e a qualquer hora, além de ter a possibilidade de consultá­-los de forma simples e rápida.”, afirma um dos oftalmologistas do IOR.

“Sem a utilização do Google Drive, nosso processo de distribuição de honorários era um verdadeiro caos. O corpo clínico se queixava de não ter acesso à informação, pois tudo era impresso em papel, e nosso colaborador responsável tinha uma grande dificuldade em localizá-los individualmente para a entrega dos documentos.”

Dr. Durval Filho, diretor do Instituto de Olhos do Recife

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